Преимущества электронного документооборота

0
48

Организации, которые годами полагались на бумажные документы и файлы, сегодня могут обнаружить, что они хранят десятки тысяч документов различной важности и используют для этого ценные офисные помещения. Удобный шаблонизатор счетов и договоров может помочь сократить объем используемой бумаги и сэкономить тысячи долларов в год.

Почему система управления документами так важна?

Организации создают много документов и используют много бумаги — до 10 000 листов (20 пачек) на одного сотрудника в год. Добавьте сюда расходы на тонер или чернила (27 000 тысяч долларов в среднем), и получится 800 долларов на одного сотрудника в год. Организация из 100 сотрудников может тратить более 80 000 долларов только на бумагу и печать. И у вас, несомненно, есть несколько шкафов для хранения документов, которые вы накапливали годами, все они заполнены старыми документами, которые вам могут понадобиться, а могут и не понадобиться.

Сотрудники могут тратить до 30% своего времени на поиск информации, что снижает их производительность и эффективность. Достаточно взглянуть на свою платежную ведомость, чтобы оценить, во что обойдется 30% непроизводительного времени сотрудника. Заметки, отчеты, протоколы собраний, повестки дня, формы, релизы: все это хранится, потому что вам «может» понадобиться позже. А то, что вам действительно понадобится позже, часто может быть потеряно или неправильно заполнено, что означает трату времени на поиск определенного документа, прежде чем, наконец, вы сможете воссоздать его из прошлых заметок и информации.

Когда вы осознаете, сколько стоит просто перенести информацию на бумагу и сделать ее доступной, вы поймете, почему безбумажный переход на систему электронного документооборота имеет больше смысла с точки зрения экономии и эффективности.

Преимущества систем электронного документооборота

Онлайн-система управления документами обеспечивает централизованное хранение. Все файлы хранятся в одном месте, а не разбросаны по отделам или даже зданиям. Все документы доступны для всех уполномоченных сотрудников, независимо от местоположения. Это означает, что вы можете предоставить доступ, редакционный или только для чтения, любому человеку в любой части мира. Некоммерческие организации и корпорации корпоративного уровня, имеющие партнеров в разных частях страны или мира, могут предоставить доступ ко всем необходимым документам.

Этот онлайн-доступ также может привести к дальнейшему обмену файлами и совместной работе. Заинтересованные стороны из разных отделов могут совместно работать над проектами и документами, передавая правки туда и обратно, пока не будет выпущена окончательная версия. Тогда вместо того, чтобы распечатывать достаточное количество копий для всех и распространять их по межофисной почте, вы можете просто поделиться документом по электронной почте.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here