Из-за своего размера крупные конференции влекут за собой дополнительный уровень сложности с точки зрения их организации. Тем не менее, подобные крупные мероприятия становятся все более распространенными, и все больше людей и организаций проводят их, создавая незабываемые впечатления для своих посетителей. Если в ваши обязанности входит организация одного из этих невероятных мероприятий, мы рекомендуем вам следовать этим советам, чтобы ваша конференция прошла с полным успехом. Также обратите внимание, заказать организацию конференции в Алматы можно на сайте https://btlkz.kz/organizacija-konferencij
Определите тип конференции, которую вы хотите организовать
Подумайте о теме и о том, чего вы хотите достичь. Например, на конференции вы можете захотеть связать бренд с определенными ценностями, привлечь к чему-то внимание общественности или получить финансовую отдачу (продажа билетов, спонсорство или сочетание того и другого). Далее найдите докладчиков. Вам нужно идеально определить тон, соответствующий вашим целям, а затем найти докладчиков, которые смогут его воспроизвести. Они могут быть известными экспертами в данной области. Самое главное, что они верят в идею проекта, являются опытными спикерами и способны заинтересовать аудиторию. Вам также необходимо решить, какого типа конференцию вы хотите, ее размер и будет ли она частной или открытой для всех.
Создайте бизнес-план
Независимо от того, финансируется ли ваша конференция (субсидируемая или от организации), вам следует составить бизнес-план, чтобы контролировать, откуда поступает каждый рубль и на что он используется. Первая часть уравнения, доход, должна быть рассчитана в начале планирования. Таким образом, вы сможете обратиться к возможным спонсорам с надежным бизнес-планом, с самого начала точно зная, что вам нужно для реализации проекта. Там, где конференция финансируется за счет продажи билетов, бизнес-план жизненно важен для определения того, сколько вы можете потратить на каждый товар, сколько билетов вам нужно продать и какие цены вам нужно установить, как для безубыточности, так и для получения прибыли.
Найдите идеальное место
Убедитесь, что вы выбрали место, которое наилучшим образом соответствует вашим потребностям и размеру вашей аудитории. Не успевать так же плохо, как и занимать слишком большое место. Если ваш прогноз рассчитан на 300 человек, а вы арендовали зал на 1000 человек, вы потеряете близость со своей аудиторией, потому что пространство слишком велико. И, конечно, жизненно важно, чтобы вы также не оказались в противоположной ситуации. В качестве общего подхода вы всегда должны быть реалистами и стремиться к месту с немного большей вместимостью, чем ожидалось, чтобы вместить неожиданных участников.
